一、办公自动化管理系统规定

为提升公司办公自动化（OA）系统的管理效率，确保系统得到有效应用及安全、稳定运行，特制定本管理规定。

2.1管理部门职责

2.1.1 OA系统管理部门负责对系统的使用、运行和保密情况进行检查、指导和考核，确保流程技术方案在OA系统中的固化。

2.1.2根据人员、机构、审批权限和职责的变化，负责完善和调整OA流程。

2.1.3承担OA系统的运行维护和信息的备份工作。

2.2人力资源中心职责

人力资源中心应及时提供用户信息，确保信息的准确性和及时性。

2.3管理中心职责

管理中心负责对OA新设和调整流程的审核，审核通过后，由信息技术部负责在系统上设置和发布。

3.1流程设置（调整）申请

流程设置（调整）申请部门需组织涉及部门讨论确认后，发起《OA流程表单新增/修改申请单》。重要流程需报公司领导审定。

3.2信息技术部职责

信息技术部根据《OA流程表单新增/修改申请单》审核意见或公司领导指示意见，进行流程（表单）在OA系统的设置或调整，并发布。

3.3OA固定流程处理规定

固定流程发起后，如无特殊规定，下一节点处理人应在24小时内完成处理。如流程中各节点有疑义，发起人也须在24小时内回复。如遇处理人出差、请假或其他特殊情况，可通过预先设置代理人等方式处理。

3.4节点权限与操作要求

节点权限为“审批”和“表单审核”的人员在处理流程时，除“同意”外的所有操作都必须有明确的意见。在表单里提出的疑问，相关节点的人员也必须有明确的回复意见。

4.1用户账号管理

所有已分配OA系统账号的合法用户，都拥有*的用户名与口令。用户必须尽快修改初始口令，避免使用简单的组合作为密码。因遗忘密码需要重置的，需由相关部门负责人或管理员提出申请。

4.2员工离职处理

员工离职后，人力资源中心需第一时间通知信息技术部，关闭该员工用户帐号。

5.1公文处理

OA系统上处理的各类公文应严格执行国家和公司的各项公文制度。各单位主要负责人对在OA系统上流转、发布的文件、通知等内容要严格把关。

5.2电子公文效力

已在OA系统中流转、发布的电子形式的各类公文，其效力等同于纸质公司文件和其他公文的效力。

6.1系统安全责任制度

公司对系统的安全实行单位领导责任制，各部门负责人对本单位办公系统的保密、安全等负领导责任。办公系统对办文流程进行全程跟踪并记录。

6.2用户使用规范

OA系统中的用户应按规定的权限阅读和使用系统信息，不得盗用他人用户账号或干扰其他用户和破坏系统服务。用户口令应经常更改并保守秘密，因口令丢失或被盗用而引起后果的，将追究其责任。

6.3保密要求

集团公司正式公文及其他需签发的文件仍按原流程起草、审核和签发。统一由办公室编号、制作后，通过OA系统发送至收文单位和个人，根据实际需要打印存档和上报。对于电子公文，应进行登记并由起草、审核、签发人共同签名。所有OA系统的用户每天上班后都必须及时登录查看文件，确保信息和联络畅通。因出差或其他原因无法及时登录的，需指定授权代理人代办。电子文件发送后，工作人员需检查接收情况，对紧急公文进行催办、督办，并及时与相关人员联系解决问题。

集团各部门、各控股子公司、各销售公司需要建立OA系统管理体制，指定专人负责OA系统的管理。对于总部新进符合使用OA系统的人员，人力资源部将在短时间内完成基本资料的录入和OA用户注册。同样，各控股子公司、各销售公司新进人员也需及时报备基本资料至集团人力资源部，并完成OA用户注册。离职人员需办理电脑移交和OA注销手续。

对于没有配置专用电脑的OA用户，集团各部门、各控股子公司、各销售公司需要合理安排电脑共用。集团公司和各控股子公司、各销售公司的网络服务器必须保持在线，OA系统保持正常运行，并建立服务器运行日志，保存30天以上。

集团办公室信息技术处需指定管理员负责文件上传和系统维护。所有配置信息需由专人保管，注意保密。系统管理员应定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙防止黑客入侵，确保系统安全。密级文件不入OA系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，审批仍按集团公司公文管理有关规定执行。所有OA系统用户应保管好用户密码口令，不得随意泄露给无关人员。

集团办公室应对公司成立以来的文件进行清理，将实用文件在OA系统上发布供用户学习使用。每年对OA系统上的电子公文整理一次并刻录成光盘存入集团档案室。本规定自某年某月某日起试行，原有关规定同时废止。在试运行期间，公司将逐步推行自动化办公流程以实现真正意义上的无纸办公并加快公司管理科学化和现代企业制度建设。对于试行中遇到的问题和建议各部门、各控股子公司、各销售公司需及时向集团办公室反映以便对本规定进行修改。

一、引领组织架构和工作模式的创新转变

随着新系统的引进，组织架构和工作方式亦将随之进行深度变革。这是企业适应现代化管理需求的必然趋势，需要有效管理，以保障新系统的顺利运行和组织的稳健发展。

二、办公自动化的智能进化

办公自动化正在不断向着智能化、集成化和移动化的方向发展。未来的办公环境将更加注重用户体验，以提供更为个性化、灵活的服务。智能化技术将使办公过程更为高效便捷，集成化则有助于资源的整合和优化，而移动化则让远程协作和移动办公成为可能，成为未来发展的重要方向。

三、办公自动化的重要性和挑战

办公自动化已然成为现代企业不可或缺的一部分。它带来的效率提升、成本节约以及风险控制等优势，让企业得以在激烈的市场竞争中保持领先地位。享受这些优势的企业也需面对技术更新、员工培训、数据安全等挑战。这需要企业有足够的预见性和应对策略，以保障企业的持续发展。

四、技术进步推动办公自动化的未来

随着科技的不断发展，未来技术进步将进一步推动办公自动化的持续发展。这不仅将为企业带来更多的可能性，也将为员工的日常工作提供更多的便利。我们可以期待，未来的办公环境将更为智能化、人性化，为企业的持续发展提供强大的支持。

总结，面对新的技术和挑战，企业需要积极应对，有效管理，以实现持续发展和提升竞争力。办公自动化的发展，既带来了机遇，也带来了挑战，但只要我们把握住机遇，积极应对挑战，就一定能在未来的市场竞争中取得成功。